Pour les petites et les grandes entreprises, la gestion de la formation des salariés représente un véritable enjeu à la fois social, économique et stratégique.
Cependant, l’organisation et la gestion de l’activité formation peuvent vite devenir une activité chronophage pour des services RH déjà débordés. Pour gagner en productivité et en qualité, de nombreuses entreprises choisissent de s’équiper d’un outil de gestion leur permettant d’améliorer leurs processus : un logiciel RH pour la formation.
Pourquoi est-ce intéressant d’utiliser un tel outil ? Quelles sont les fonctionnalités essentielles que doit disposer un logiciel de gestion de la formation ? Quels sont les 5 acteurs actuellement les plus populaires sur ce marché et quelles sont leurs caractéristiques premières ? Vous allez tout savoir !
L’importance d’un outil pour la gestion de la formation en entreprise
La mise en œuvre de projets de formation professionnelle dans une entreprise est une obligation légale depuis 2004 et la loi sur “formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social”.
Chaque année, le service RH se doit de déployer les projets de formation suivant les orientations stratégiques définies par les dirigeants de l’entreprise mais également les vœux des salariés. Pour rappel, la loi impose aux entreprises de consacrer un pourcentage de leur masse salariale à la formation continue de leurs salariés. Ce pourcentage varie en fonction de la taille de l’entreprise :
- Pour les entreprises de moins de 11 salariés, le taux de contribution est fixé à 0,55 % de la masse salariale brute.
- Pour les entreprises de 11 salariés et plus, le taux de contribution est fixé à 1 % de la masse salariale brute.
Cette obligation étant annuelle, il est intéressant pour plusieurs points de s’équiper d’un logiciel RH pour la formation.
Un gain de temps pour les équipes RH
Le premier argument est lié aux tâches inhérentes à l’activité de formation qui peuvent tout à fait être automatisées.
Par exemple, le lancement de la campagne de communication des entretiens professionnels ou encore les inscriptions des salariés aux différentes sessions de formation peuvent tout à fait être automatisées par l’utilisation d’un outil spécialisé.
A la manière d’un logiciel de GTA (Gestion du Temps et des Activités), un outil de gestion de la formation permet également aux équipes RH de gagner du temps dans la gestion des historiques de formations des collaborateurs.
En effet, avoir un accès à l’historique personnalisé des formations des collaborateurs permet de construire un véritable parcours de formation, enjeu majeur pour les salariés qui sont dans l’entreprise depuis de nombreuses années.
Une sécurisation des données personnelles
Autre intérêt de ce type de logiciel RH pour la formation: la sécurisation des données personnelles. En effet, depuis la mise en place du RGPD, les professionnels RH ont l’obligation de sécuriser l’ensemble des données des collaborateurs de l’entreprise.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation permet ainsi aux entreprises de garantir un stockage ultra sécurisé des données.
Fini le fichier Excel qui peut se retrouver sur le réseau de l’entreprise ! Aujourd’hui, toutes les informations relatives à votre personnel se doivent d’être stockées dans un outil sécurisé. Les logiciels de gestion ne sont pas exemptés de cette obligation et sont généralement tous très bien sécurisés.
Une coordination de l’activité RH de formation optimisée
La dernière opportunité liée à l’utilisation d’un tel outil est bien entendu la centralisation des données et donc leur exploitation par les différents membres de l’équipe RH de l’entreprise. En effet, dans la plupart des entreprises de type PME ou TPE, le service RH n’est pas spécialisé et les membres de celui-ci doivent gérer à la fois le recrutement, la paie ou encore le droit social.
En faisant appel à un outil digitalisé, l’ensemble des informations liées à la formation des collaborateurs sont centralisées dans un outil SAAS permettant à tous les membres du service d’y accéder, même si le gestionnaire effectif de la formation est en vacances.
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion de la formation
Un logiciel analytique RH pour la formation représente un investissement qui peut être rentable à partir du moment le celui-ci a bien été sélectionné et rempli toutes les attentes qui ont été placées en lui. Pour bien choisir ce logiciel, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs fonctionnalités clés. Faisons un point sur chacune d’entre elles.
Gestion des inscriptions et des participants
Le logiciel doit permettre de gérer les formations proposées aux salariés, d’enregistrer les inscriptions et de suivre les participants aux formations. Cela permet ainsi au service RH d’informer les managers et de rappeler aux salariés les jours où ils doivent se rendre à la formation.
Planification des formations
La solution doit également permettre de planifier les formations en fonction des disponibilités des salariés et des formateurs. Il doit également permettre aux professionnels RH de définir les objectifs pédagogiques pour les salariés.
Gestion des budgets
Un logiciel de gestion de la formation doit également permettre de suivre les budgets alloués à la formation, de contrôler les dépenses et d’établir des prévisions de coûts. En effet, comme indiqué en introduction, chaque entreprise dispose chaque année d’un budget qu’elle doit allouer.
L’outil doit ainsi permettre au professionnel RH de savoir quel est son budget ainsi que son degré d’avancement dans celui-ci… etc.
Suivi des compétences
Certains logiciels permettent de leur côté d’effectuer un véritable suivi des compétences des salariés par l’intermédiaire de cartographies. Ce suivi individualisé permet ainsi au service RH d’avoir une véritable cartographie des compétences au sein de l’entreprise ainsi que celles qui doivent être développées pour atteindre les objectifs de développement décidés par la direction. Il permet ainsi de suggérer des compétences à développer ainsi que les collaborateurs qui pourraient être les plus à même d’être formés.
Gestion des évaluations
Une fois la formation réalisée, un bon logiciel de gestion de la formation doit également permettre de suivre les évaluations des formations par les salariés, de recueillir des retours d’expérience… etc.
Cela permet ainsi à l’entreprise d’avoir un véritable retour d’expérience des formations réalisées par l’organisme de formation et ainsi adapter son plan de développement des compétences en faisant appel principalement aux OF qualitatifs.
Gestion des documents
Enfin, et c’est généralement une fonctionnalité qui est présente dans la totalité des outils disponibles sur le marché, un logiciel de gestion de la formation doit permettre de centraliser, de stocker et de gérer les documents relatifs aux formations, tels que les factures, les évaluations, les certificats, etc…
Top 5 des meilleurs logiciels de gestion des compétences et de la formation
Maintenant que vous savez quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel RH pour la formation, vous avez normalement toutes les clés pour trouver LA solution parfaitement adaptée à votre besoin. Pour vous aider, voici les cinq meilleurs logiciels de gestion RH disponibles sur le marché.
LUCCA (Gamme Talent)
Avec ses quatre formules disponibles et personnalisables, LUCCA est une solution digitale complète. En choisissant la gamme “talent”, vous opterez pour une gestion optimisée de vos activités administratives, notamment sur le déploiement de la formation professionnelle.
L’ensemble des données de votre personnel est centralisé dans une et unique interface. Par ailleurs, LUCCA offre un module de gestion des entretiens et des objectifs (individuels et collectifs) particulièrement performant.
SAGE 100 PAIE&RH
Imaginée spécialement pour les TPE et les PME, cette solution digitale offre un haut niveau de sécurité sur le stockage et la gestion des données RH de l’entreprise.
L’interface de gestion de la formation de SAGE 100 PAIE&RH est particulièrement intuitive. Personnalisable, elle permet un suivi individualisé des besoins et des projets de formation de chaque collaborateur, notamment pour les collaborateurs qui souhaitent utiliser leur CPF.
KELIO
Ce logiciel RH pour la formation est particulièrement performant pour optimiser les processus administratifs et faciliter l’évolution des compétences du personnel. Grâce à KELIO, vous pourrez dématérialiser votre catalogue de formation interne et centraliser toutes les demandes de vos équipes.
Grâce à ce module digital, vous avez la possibilité de piloter en temps réel votre plan de développement des compétences : inscriptions aux sessions, suivi de votre budget et des différents types de financement par exemple.
SYMPA
Reconnu comme l’un des meilleurs logiciels de développement des compétences, SYMPA est un outil fiable et intuitif. Composé de plusieurs modules de gestion, ce logiciel RH de formation est utilisé par les entreprises pour améliorer les performances individuelles et collectives des collaborateurs.
Grâce à une gestion transparente du développement des compétences, vous optimisez durablement vos processus RH, notamment le suivi des besoins en formation de vos collaborateurs.
NIBELIS
100% accessible en ligne, ce logiciel RH est apprécié par les entreprises pour l’ergonomie de ses interfaces. En effet, avec NIBELIS, vous pouvez choisir, parmi les 15 modules disponibles, celui qui facilitera la gestion des projets de formation dans votre entreprise :
- Actualisation en temps réel des données,
- Dématérialisation des tâches administratives,
- Accès simplifié et personnalisé pour vos collaborateurs aux informations les concernant: campagnes d’entretiens, objectifs de performance, nouvelle stratégie…
Et vous, quelle solution utilisez-vous ?
N’hésitez pas à la partager dans les commentaires ci-dessous.
