La gestion des entretiens professionnels peut vite devenir fastidieuse et chronophage. Or, ces entretiens sont incontournables, car imposés par la loi et nécessaires aux entreprises pour manager les équipes et gérer les talents en interne.
Pour répondre à cette problématique, des logiciels de gestion des entretiens annuels ou professionnels se sont développés pour simplifier la vie des services RH, des managers et des collaborateurs et leur faire gagner du temps.
Après un rappel des obligations légales en matière d’entretiens, nous étudierons les fonctionnalités essentielles d’un logiciel RH de gestion des entretiens et analyserons quelques logiciels de gestion des entretiens proposés sur le marché.
Les obligations légales en matière d’entretien RH
Les entretiens professionnels
L’entretien professionnel est une obligation légale de l’employeur envers chaque salarié. À compter de l’entrée du salarié dans l’entreprise, trois périodicités sont prévues :
Tous les 2 ans
Cet entretien professionnel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié dans l’entreprise, en termes de qualification et d’emploi et aux formations qui peuvent y contribuer. Dans ce cadre, il peut être intéressant de s’équiper d’un logiciel pour la formation pour assurer un suivi des compétences du salarié et de ses évaluations professionnelles.
Pour les salariés au forfait jour, l’entretien professionnel doit être organisé tous les ans.
Au retour de certains congés
L’entretien professionnel doit être systématiquement proposé au salarié s’il reprend son activité professionnelle après une période d’interruption due à un des congés suivants :
- Congé maternité.
- Congé parental d’éducation.
- Congé d’adoption.
- Congé de proche aidant.
- Congé sabbatique.
- Arrêt maladie de plus de 6 mois.
- Mandat syndical…
Tous les six ans
Cet entretien professionnel fait un bilan du parcours professionnel du salarié pour vérifier qu’il a bien bénéficié des entretiens professionnels prévus durant les 6 années précédentes et qu’il a :
- Suivi au moins une action de formation.
- Acquis des éléments de certification par la formation ou par la VAE.
- Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Si le salarié n’a pas bénéficié au cours des six dernières années d’entretiens professionnels, l’employeur devra abonder son compte personnel de formation de 3000 €.
Les entretiens annuels
L’entretien annuel permet d’évaluer le travail et les performances du salarié durant l’année écoulée. Il n’est pas légalement obligatoire.
L’entretien annuel de suivi en forfait jour évalue la charge de travail, l’organisation du travail, la rémunération et la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle du collaborateur en forfait jour. Il doit avoir lieu tous les ans.
L’entretien de suivi en télétravail est utile pour s’assurer que le collaborateur bénéficie de bonnes conditions de travail. Et cela passe avant tout par un bon équilibre vie privée/vie professionnelle, mais aussi par le matériel mis à disposition et l’entente avec les collègues. Cet entretien doit avoir lieu tous les ans.
Doit-on s’arrêter à l’entretien professionnel et annuel ?
Les entretiens obligatoires ne suffisent pas pour encourager la performance des collaborateurs… Pour cela, d’autres types d’entretiens individuels existent :
L'entretien de seconde partie de carrière
Obligatoire dans les entreprises de plus de 50 personnes pour les salariés de 45 ans et plus, il a pour objet de proposer de nouvelles perspectives professionnelles, découvrir des opportunités de mobilité interne ou préparer la transition de l’activité à la retraite.
Le bilan d'étape professionnel
Il vise à déterminer les objectifs de formation du salarié.
Les entretiens managériaux
Le quotidien de tout salarié est aussi rythmé par des entretiens managériaux indispensables pour favoriser le management de proximité et renforcer les liens entre collaborateur et manager.
- L’entretien one to one : hebdomadaire ou bimensuel selon les besoins, il est mené par le manager et évalue l’avancée du collaborateur dans ses projets et l’atteinte de ses objectifs.
- L’entretien de feedback : il a pour but de faire des retours constructifs sur les savoir-être et les compétences techniques du collaborateur afin que celui-ci puisse progresser et s’améliorer.
- L’entretien de motivation : vise à remotiver le salarié et redonner du sens à ses missions. Il doit avoir lieu dès les premiers signes de démotivation (baisse de la productivité, repli sur soi).
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des entretiens
Un logiciel de gestion des entretiens doit permettre à ses utilisateurs de :
- Gérer tous types d’entretiens.
- Gagner du temps sur la gestion des entretiens : notifications et relances automatiques…
- Structurer les campagnes d’entretiens et de les sécuriser.
- Les simplifier et d’en améliorer le suivi.
- Optimiser les processus d’entretiens RH et le rendre plus efficace.
À cette fin, les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des entretiens devraient être les suivantes :
Pour le manager :
- Création et lancement des campagnes d’entretiens annuels et professionnels.
- Création de formulaires d’entretien sur mesure.
- Création de profils.
- Planification des entretiens individuels.
- Définition des missions, évaluations, points forts et points faibles.
- Évaluation de la performance individuelle et des compétences, des objectifs fixés, des actions envisagées pour les atteindre et des besoins de formation.
- Tableau de bord et suivi en temps réel du bon déroulé des campagnes.
- Synthèse des entretiens : centralisation et analyse des résultats.
- Suivi des plans d’action.
- Suivi du bilan à 6 ans.
Pour le collaborateur :
- Notification automatique de convocation à l’entretien par email.
- Confirmation du rendez-vous ou demande de changement de créneau.
- Préparation à l’entretien à partir du questionnaire.
- Accès à l’autoévaluation des compétences avant l’entretien.
- Consultation des conclusions après évaluation.
- Possibilité de mener une campagne d’autoévaluation pour évaluer son adéquation au métier.
Top 5 des meilleurs logiciels RH de gestion des entretiens
Poplee Entretiens de Lucca
Ce logiciel RH dédié à la gestion des entretiens annuels et professionnels, à leur suivi et à leur analyse allie l’utile à l’agréable. Son interface simple à prendre en main, combinée à de nombreuses et indispensables fonctionnalités, en fait un outil pertinent aussi bien pour les TPE que pour les PME ou les ETI.
Le processus est clair et fait gagner du temps à toutes les parties prenantes. Lucca propose également une large gamme de logiciels, notamment le logiciel de diagnostic RH et de gestion du personnel.
Elevo
L’aspect intuitif de la plateforme rend le pilotage des campagnes très simple et rapide. L’outil Elevo se distingue par sa simplicité d’utilisation, sa souplesse et son agilité. Ses fonctionnalités puissantes permettent d’accélérer la prise de décision. Il propose des filtres efficaces de sélection des participants aux entretiens en fonction des équipes, des périodes et des régions.
Javelo
Ce logiciel RH est moderne et facile à mettre en place pour organiser les campagnes d’entretiens annuels. Son interface offre une bonne souplesse pour créer tout type de questionnaires et une grande simplicité d’accès pour les utilisateurs. Javelo présente un haut niveau de personnalisation et de flexibilité avec des équipes support très réactives.
Qrew
Plateforme de gestion des entretiens personnalisable, Qrew (anciennement Skillapp), est intuitif et simple d’utilisation. La richesse de ses fonctionnalités (modèles d’entretien, accompagnement efficace ou encore un tableau de bord complet) facilite et optimise la gestion des entretiens professionnels.
Skillup
La solution permet une grande flexibilité dans la création de trames d’entretiens personnalisables. L’outil est simple d’accès et facilement paramétrable et donc adaptable aux processus RH des entreprises. Un module formation est intégré pour le recueil des besoins et le bilan à 6 ans.
