Que vous dirigiez une petite entreprise, un département ou une équipe de projet, la gestion des ressources humaines et matérielles est un des piliers du succès d’une organisation.
Un planning d’équipe bien conçu peut s’avérer un défi complexe. De nombreux logiciels sont désormais disponibles pour automatiser cette tâche répétitive et chronophage.
Les outils dédiés à cette fin offrent un panel d’options diverses, allant de la création de plannings basiques à des fonctionnalités avancées telles que la gestion des congés, la production de la paie ou la synchronisation avec d’autres logiciels RH.
Dans cet article, nous passons en revue les fonctionnalités clés à comparer pour définir le meilleur logiciel de gestion des plannings pour vos équipes selon les objectifs stratégiques de votre entreprise.
L’importance de la planification dans les ressources humaines
La gestion des plannings d’équipe soulève plusieurs enjeux pour les équipes RH :
- La gestion du temps de travail
- La répartition de la charge de travail
- La gestion de la productivité et de la performance
C’est une mission lourde, chronophage, stratégique et à forte responsabilité. La planification mêle des enjeux économiques, sociaux et légaux.
Derrière une bonne gestion des plannings, il y a des notions de conformité à la loi, de fiabilité de la paie, de satisfaction collaborateur et de qualité de vie au travail.
La nécessité d’adopter une planification efficace, contribuant à la performance de ses équipes, n’est plus à prouver :
- Centralisation, automatisation et sécurité des données.
- Limitation des erreurs, des oublis et des conflits.
- Garantie d’équité de traitement.
- Gain de temps, réduction des coûts.
- Meilleure communication avec vos salariés.
- Plus de satisfaction au sein de vos équipes.
À l’inverse, une mauvaise gestion, ou des erreurs récurrentes, dans les plannings a des conséquences désastreuses sur :
- Le climat social au sein des équipes : l’ambiance, la satisfaction, le bien-être.
- L’engagement des collaborateurs : retards, absences, démotivation.
- La performance globale des équipes.
Comment faire un planning d’équipe ?
Il existe différents formats de planning d’équipe selon votre activité et votre organisation.
Les plannings horaires
Le planning du personnel doit respecter les contraintes légales imposées par le Code du Travail comme le respect des temps de repos ou du nombre d’heures maximales travaillées par jour. Il doit aussi correspondre aux besoins de votre organisation.
Exemple : planning des caisses d’un supermarché.
Les plannings individuels
Chaque collaborateur a le droit de connaître à l’avance ses horaires de travail. Un logiciel de planning RH vous permet d’élaborer et de communiquer l’emploi du temps de chacun.
Exemple : emploi du temps d’un technicien en quart.
Les plannings d’activités
Ils attribuent à chaque collaborateur les tâches sur lesquelles ils doivent travailler durant la semaine ou le mois. Ils sont souvent automatisés pour alimenter des relevés ou des comptes-rendus d’activités.
Exemple : un planning de maintenance ou de rendez-vous clients.
Les plannings projets
Un planning projet permet d’attribuer et de suivre l’avancement des tâches afin de respecter les délais et le budget.
Exemple : un planning de chantier définit qui fait quoi, avec quels moyens et avant quelle date.
Tous ces plannings peuvent être ajustés en temps réel, pour s’adapter aux imprévus et aux aléas de la vie d’une entreprise (absence d’un collaborateur, retard d’approvisionnement, etc).
Pourquoi digitaliser sa gestion des plannings ?
Quand votre entreprise se développe, que le nombre de salariés grandit, ou que vous travaillez avec des prestataires externes, les tableurs Excel ne répondent plus à vos besoins. Les outils de gestion de planning RH permettent une centralisation des données pour :
Gagner en efficacité sur la gestion des plannings
L’intérêt principal d’utiliser des logiciels de gestion de plannings est d’en automatiser la gestion. Ainsi, vous vous libérez du temps pour l’investir sur des missions RH à plus grande valeur ajoutée.
Exemple : planning horaires d’équipes en 3×8.
Limiter les risques d’erreurs
Les erreurs de saisie sont vite arrivées. Les outils contribuent à la réduction des erreurs grâce aux fonctionnalités de contrôle qu’ils offrent.
Exemple : saisie des heures supplémentaires sur une journée d’absence.
Utiliser de nouvelles fonctionnalités
Les outils digitaux proposent des options que vous ne trouverez pas sur Excel.
Vous pouvez élaborer des plannings plus complexes, mettre en place des mises à jour ou des automatisations.
Exemple : Un logiciel de gestion des congés permet aux collaborateurs d’envoyer leur demande directement à leur supérieur hiérarchique, qui peut la valider électroniquement pour que les congés soient enregistrés automatiquement dans les Éléments Variables de Paie.
Gérer ses projets de manière agile
Vous travaillez en mode projet, en faisant appel à des compétences transverses ou des prestataires externes. Vous avez besoin d’un logiciel de partage de données et de suivi de projets, accessibles à tous.
Exemple : Attribuer des tâches à un collaborateur à chaque étape d’un projet.
Sécuriser et actualiser les données
Les logiciels de gestion de planning rendent les informations accessibles à tous, via des espaces personnalisés. Les données sont mises à jour et synchronisées en temps réel. En cas de mauvaise manipulation, il est possible de retrouver les sauvegardes précédentes.
Maintenant que vous êtes convaincu de la nécessité d’utiliser un logiciel de gestion de planning, voyons ensemble comment choisir le meilleur outil pour votre organisation.
Quels sont les meilleurs logiciels de planning RH ?
Un logiciel de gestion de planning est un outil qui permet de planifier et d’attribuer des tâches et/ou des horaires de travail, aux membres de votre équipe.
Tous les logiciels de planning ne répondent pas aux exigences et aux attentes des entreprises, car chacune a sa propre organisation et ses propres objectifs.
Voici 5 critères pour bien choisir votre logiciel de gestion de planning :
- Les fonctionnalités du logiciel de planning : Identifiez vos besoins au préalable, par rapport à vos objectifs et à vos attentes d’un logiciel de gestion de planning.
- Une interface intuitive : L’outil doit être facile à utiliser, fluide et rapide à prendre en main pour être utilisé par tous.
- Un mode collaboratif : Chaque collaborateur doit avoir son propre accès pour faciliter la gestion de projet et la communication entre les équipes.
- Un outil paramétrable : Pour répondre à vos besoins, un logiciel de gestion de planning doit pouvoir s’adapter à différentes organisations et secteurs d’activité.
- Une intégration : Votre logiciel de planification doit s’intégrer à vos autres outils de gestion RH (production de la paie, recrutements, etc).
Pour définir le meilleur logiciel de planification pour votre entreprise, vous pouvez vous baser sur ces 5 critères, et comparer le rapport entre tarif et fonctionnalités. En effet, le coût d’un logiciel RH est un dernier critère non négligeable.
Les outils de planning gratuits ne fournissent qu’un accès restreint aux options disponibles et vous serez vite limité dans votre utilisation. En revanche, vous pouvez optimiser votre budget en sélectionnant minutieusement les fonctionnalités dont vous avez besoin.
