Parce que la gestion des ressources humaines et des relations avec les collaborateurs peut s’avérer complexe pour une entreprise, le logiciel RH s’est imposé comme une solution de facilitation du quotidien et d’optimisation de la QVT (Qualité de Vie au Travail). Mais face à l’offre pléthorique, à l’engagement induit, aux spécificités de chaque entreprise, quel logiciel de ressources humaines choisir ? Découvrez le guide complet pour en apprendre plus sur les logiciels de gestion RH.
Pour commencer : Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?
Un logiciel de gestion des ressources humaines est une solution informatique permettant de collecter les données nécessaires au travail de la direction des ressources humaines d’une entreprise. Les deux principales fonctions recherchées dans un logiciel RH sont la gestion de la paie et du temps de travail du personnel (congés, absences…). Mais les logiciels RH ont bien plus de fonctionnalités à proposer aux entreprises.
Les logiciels de gestion de ressource humaine spécialisés
Certains logiciels RH sont spécialisés et tournés autour d’une seule problématique RH, en fonction des besoins spécifiques que l’entreprise a en matière de gestion des ressources humaines. L’on peut donc choisir de s’équiper d’un logiciel dédié uniquement à la paie, aux notes de frais, aux congés payés, à la gestion des présences, aux plannings, à la gestion des talents, au recrutement, aux formations, à la gestion des entretiens individuels…
Le logiciel SIRH : la solution complète de gestion des relations humaines
Des besoins globaux en gestion des ressources humaines ? Optez pour un SIRH !
Le logiciel SIRH (pour Système d’Information des Ressources Humaines) offre une solution informatique complète pour gérer la plupart des problématiques RH via le même outil. C’est donc une combinaison de logiciels qui va faciliter la collecte des données des salariés, mais aussi son traitement et son partage. Un SIRH est une combinaison de logiciels dédiés à la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise. Sa finalité est de pouvoir faciliter et améliorer les processus de la fonction RH en particulier par la collecte, le partage et le traitement des données relatives aux salariés.
Le logiciel SIRH va donc pouvoir gérer les principales fonctionnalités des ressources humaines, avec un suivi en temps réel de la paie et des temps de travail, par exemple, une centralisation des données et l’automatisation de certaines phases de la vie d’un salarié (onboarding, départ…).
Quels sont les différents types de logiciels RH sur le marché ?
Il existe trois grandes familles de fonctionnalités couvertes par les logiciels de gestion des ressources humaines :
- Les fonctionnalités administratives (paie, notes de frais, absences, congés…)
- Les fonctionnalités liées à la carrière (entretiens, formations, recrutements, compétences, évolutions…)
- Les fonctionnalités liées au quotidien au travail (QVT, feedbacks, coachings, CSE, comité d’entreprise…)
Et en fonction des besoins de l’entreprise, il est possible de faire son choix de logiciel RH dans l’un des grandes familles présentées ci-dessous.
Les logiciels de GTA (gestion des temps et des activités)
Indispensables pour gérer la créations des bulletins de salaires, les logiciels de GTA (pour gestion des temps de travail et des activités) vont traiter les informations liées aux temps de travail, d’absence et aux activités (heures supplémentaires, majorations, congés, astreintes…). En liant toutes ces informations à l’interface de gestion de la paie, le logiciel de GTA facilite les formalités administratives de l’entreprise.
Les logiciels pour le Core RH
Le logiciel Core RH permet de centraliser toutes les données RH des collaborateurs, des dossiers des employés (informations personnelles, contrats…) aux rémunérations (bulletins de paie, notes de frais, autres rémunérations…) en passant par les coûts et les évolutions de carrières (dossiers de formations, certifications, évaluations…).
Les logiciels pour le recrutement
Le logiciel de recrutement est aussi appelé ATS (Applicant Tracking System). Il va accompagner l’entreprise à toutes les étapes de son processus de recrutement : diffusion automatique et multiples des offres d’emploi, centralisation des candidatures reçues et gestion de leur traitement, gestion de la grille d’entretien et de son traitement, envoi automatique de mails pour refus ou différentes prises de rdvs, CVthèque, création et gestion d’une base de données…
Les logiciels pour la gestion des talents et de la performance
Pour gérer au mieux le quotidien des salariés, le logiciel de gestion des talents et de la performance va centraliser toutes les données liées aux évolutions des collaborateurs au sein de l’entreprise. En fonction des objectifs de la société, ce logiciel va pouvoir opérer un suivi en temps réel des performances et un contrôle régulier des réalisations individuelles.
Pourquoi mettre en place un logiciel RH dans son entreprise ?
Les raisons de la mise en place d’un logiciel de ressource humaine dans une société sont multiples. Mais s’il devait y en avoir qu’une seule, cela serait l’optimisation du travail des services de ressources humaines (et par là-même une simplification des tâches, un gain de temps, d’argent et de qualité de vie au travail).
Quels sont les avantages à la mise en place d’un logiciel RH ou SIRH ?
Les avantages à la mise en place d’un logiciel RH ou SIRH sont nombreux :
- La collaboration et la fluidité des échanges : l’utilisation par tous les collaborateurs du logiciel RH permet de créer une véritable plateforme collaborative, qui peut être gérée de la manière la plus simple et la plus fluide possible.
- La centralisation des données : toutes les informations sur le salarié sont disponibles à un seul endroit, au sein de votre logiciel de gestion des ressources humaines.
- Le regroupement des tâches administratives : toutes les tâches dévolues aux collaborateurs comme aux services RH sont accessibles dans le seul logiciel.
- Une accessibilité facilitée avec le logiciel RH en mode cloud, SaaS ou open source : quand vous optez pour un logiciel RH en ligne plutôt qu’en licence, toutes les informations sont accessibles, 24h/24, 7J/7, de n’importe où, avec un simple accès internet.
- Des données entièrement sécurisées : votre prestataire de logiciel RH SaaS, cloud ou open source vous assure la sécurité optimale de toutes les données récoltées.
- Une diminution du risque d’erreur : en automatisant la récolte et le traitement des données, les erreurs humaines sont réduites.
- Un gain de temps et d’argent avec l’automatisation des tâches : en centralisant toutes les données informatiquement, l’entreprise et les services RH gagnent en productivité et en temps de travail. En optant pour un logiciel rh saas, les services informatiques ne gèrent plus non plus la maintenance ou les mises à jour.
- Des données plus facilement traitables : les logiciels SIRH proposent également d’analyser les données et de créer facilement des rapports de suivi des indicateurs RH.
- Plus de transparence et de disponibilité : le logiciel RH permet une totale transparence de la gestion administrative de l’entreprise et les services RH, libérés de certaines tâches, sont alors plus disponibles pour les salariés.
Installation d’un SIRH : quel est le budget à prévoir, pour quel ROI ?
Les avantages du logiciel SIRH sont évidents. Mais combien ces logiciels de ressources humaines peuvent-ils coûter à l’entreprise ? Et pour quels bénéfices en termes de ROI ?
Combien coûte un logiciel RH ?
Il n’existe pas de prix “moyen” d’un logiciel SIRH car son coût dépend de divers critères :
- Les fonctionnalités choisies : plus le nombre de services désirés est élevé (paie + gestion du temps de travail + notes de frais + gestion de carrière, par exemple…), plus le prix va l’être également.
- La durée d’engagement : il est courant d’obtenir une “remise” en fonction de sa durée d’engagement.
- Les nombre de salariés concernés : plus on a de salariés et donc d’accès utilisateur et plus le coût sera élevé.
- Le stockage : les abonnements des logiciels SIRH sont souvent liés à un stockage des données limité. A vous d’estimer vos besoins en stockage pour éviter de payer plus si vous dépassez votre forfait.
Le tarif d’un logiciel RH est souvent proposé par mois et par salarié. Le coût peut alors varier de quelques euros par mois et par utilisateur à plusieurs centaines d’euros.
Il est donc primordial de bien définir ses besoins en amont et de demander divers devis et démonstrations gratuites pour faire son choix.
Quel est le ROI de la mise en place d’un logiciel RH ou SIRH ?
Il existe en ligne de nombreux sites qui vous permettent d’estimer le ROI de votre logiciel SIRH. Selon une étude de The Hackett Group, “la mise en place de technologies digitales (dont les logiciels rh) s’accompagne d’une baisse des coûts des process RH de l’ordre de 24%.”
En dehors des gains qualitatifs (en termes d’image et de marque employeur, par exemple), des gains quantitatifs sont facilement mesurables :
- Le gain de temps sur toutes les tâches administratives des services RH (paie, notes de frais, absences, temps de travail…)
- Les gains liés à la dématérialisation et à l’absence de maintenance (si logiciel saas, cloud ou open source)
- Les gains estimés sur la productivité des salariés
- Les gains sur les processus de recrutement et de gestion de carrière (onboarding, départs, formations, entretiens…)
Pourquoi un SIRH sera votre meilleur investissement de l’année ?
Plus votre entreprise grandit, plus le nombre de tâches administratives et casse-pieds augmente. Vous souhaitez pouvoir vous concentrer sur des tâches stratégiques en automatisant le reste ? On vous détaille l’impact d’un SIRH dans notre guide (ainsi que des conseils pour bien choisir son outil)
Télécharger le guideComment bien choisir son/ses logiciel·s RH ?
Différences, avantages et inconvénients des types de logiciels
En plus de devoir choisir les fonctionnalités nécessaires, l’entreprise doit opter pour un “type” de logiciel SIRH. Parmi les différents choix, l’on trouve alors :
- Les logiciels RH SaaS : plébiscités par de plus en plus de sociétés, les logiciels RH en mode SaaS (pour Software As A Service) sont des applications cloud, entièrement en ligne. Modulables et évolutifs, leurs avantages sont alors nombreux : accessibilité optimum, fluidité des échange, stockage des données externalisée sur un cloud, prise en charge par le prestataire de la mise en place, maintenance et des mises à jour… Seul inconvénient : il faut une connexion internet pour y accéder.
- Les logiciels RH non SaaS (licence) : le logiciel RH en licence doit s’installer sur les serveurs de l’entreprise et suppose de payer un droit d’utilisation. L’achat d’une licence vous octroie un droit limité d’utilisation et de modification du logiciel. Le logiciel RH sous licence permet de limiter l’accès aux seuls postes de travail. Aucune connexion internet n’est nécessaire pour accéder au logiciel. Et les données restent en interne puisque aucune connexion à distance ne peut se faire. Assez coûteux, le logiciel RH sous licence a l’inconvénient de nécessiter des coûts d’installation, de maintenance et de manquer d’accessibilité et de fluidité.
- Les logiciels RH gratuits : il existe des logiciels RH gratuits (notamment pour gérer la paie) disponibles en simple téléchargement sur internet. Leur principal avantage est, bien entendu, l’absence de coût. Mais leurs fonctionnalités sont assez limitées (les logiciels de paie ne permettent, par exemple, que de générer des fiches de paie “basiques”).
- Les logiciels RH par abonnement : les logiciels RH en mode SaaS propose toujours un abonnement. L’abonnement va alors permettre de définir plus précisément toutes les exigences et d’adapter l’offre en fonction de l‘évolution des besoins, de la masse salariale…
Quel est le meilleur logiciel RH du marché ?
Les entreprises et leurs services de ressources humaines sont souvent à la recherche des meilleurs logiciels RH du marché. Mais il n’existe, en réalité pas de “meilleur logiciel RH” (en termes d’éditeur ou de fonctions). Juste des logiciels plus adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Afin de trouver “son” meilleur logiciel RH, il est donc nécessaire de définir en amont ses besoins précis en termes de fonctionnalités et de stockage, ainsi que son budget, puis de faire des essais en fonction des propositions de prestataires.
Combien de temps prend la mise en place d’un SIRH ?
La mise en place d’un logiciel SIRH peut être un peu longue, en fonction du choix du type de logiciel RH que l’on choisit. Un logiciel RH sous licence va nécessiter une installation sur les serveurs de l’entreprise (le déploiement peut aller jusqu’à 60 jours) alors qu’un logiciel RH en mode SaaS va vous donner un accès en ligne (pas besoin de temps d’installation) et vous permettre de louer à la demande les ressources informatiques nécessaires tout en laissant la responsabilité du système d’exploitation, de l’application et des données au prestataire choisi. Il est cependant toujours nécessaire de consacrer un temps précis à la formation de ses équipes pour utiliser au mieux le nouveau logiciel RH.
Comment former les équipes et les collaborateurs à son utilisation ?
Il peut être judicieux de créer une équipe projet autour du déploiement du logiciel RH, qui sera alors chargée de la formation en interne des autres collaborateurs. Le DSI (Directeur des Systèmes d’Information ou Chief Information Officer) peut également être impliqué, même si le pilotage du projet se doit d’être fait par les services de ressources humaines. Les instances représentatives du personnel comme le CSE peuvent aussi être parties prenantes de la mise en place et de la formation des collaborateurs à ce nouveau logiciel RH.
Afin de former au mieux tous les collaborateurs, les différents services se doivent de proposer des réunions, avec des réponses à des questions précises. Et de proposer des supports didactiques présentant les modalités d’accès et les différentes fonctionnalités du logiciel RH.
Un travail d’équipe entre l’entreprise et l’éditeur
Si les services RH, les services informatiques et/ou le CSE peuvent créer leurs propres supports de formations des collaborateurs à l’utilisation du nouveau logiciel RH, l’éditeur / le prestataire est un partenaire qui accompagne la société tout au long de la mise en place de la solution.
Votre prestataire va ainsi aider à choisir à choisir la bonne “formule” de son logiciel, va accompagner la conduite du changement et sera aux côtés de l’entreprise pour l’assistance à maîtrise d’ouvrage. Il va notamment pouvoir aider à l’interconnexion avec les autres logiciels et applications, à la formation de chaque utilisateur et à la gestion de chaque évolution du logiciel.