Les logiciels RH qui composent un portail RH permettent d’automatiser la gestion du personnel afin, notamment, d’alléger la charge de travail des services RH. Découvrez en quoi consiste un portail ressources humaines, les bénéfices d’utiliser un outil de pilotage RH et les critères pour le choisir.
Qu’est-ce qu’un portail RH ?
Un portail RH est une plateforme web de gestion du personnel. C’est un outil collaboratif qui permet aux salariés, aux managers et à l’équipe RH d’accéder de façon sécurisée à leurs informations personnelles et professionnelles. Il fluidifie la communication et le partage de données entre les différentes parties.
Les portails RH offrent des fonctionnalités variées pour améliorer la gestion administrative du personnel et la gestion des données. Il permet notamment d’automatiser des processus comme la planification, la gestion des congés ou du temps de travail.
Un portail RH peut s’intégrer dans d’autres systèmes d’information comme un logiciel de gestion des talents, un logiciel de paie, un réseau social d’entreprise ou un site intranet. Il participe ainsi à la mise en œuvre et au pilotage des enjeux RH au sein de l’entreprise. Il contribue à valoriser la marque employeur auprès des salariés.
Un portail spécifique à chaque profil d’utilisateur
Les différentes fonctionnalités du portail RH permettent une accessibilité et une gestion des données de manière sécurisée aux différents acteurs de l’entreprise :
👤 Le portail salarié
C’est l’interface des employés d’une entreprise, souvent accessible via un espace personnalisé, il leur permet d’accéder à leurs informations personnelles, de gérer leur profil, de consulter leur relevé d’heures travaillées, leurs congés et absences, leurs bulletins de salaire, leurs avantages sociaux, etc. Il offre également des fonctionnalités telles que la mise à jour de ses coordonnées, les demandes de congé, le téléchargement de formulaires administratifs, voire la réception de communications internes.
👤 Le portail manager
Il est destiné aux responsables d’équipe ou de département. Il leur permet de gérer leurs équipes, d’accéder aux informations relatives aux membres de leur équipe, de suivre les performances individuelles et collectives, d’approuver les demandes de congé, de gérer les plannings, de soumettre des demandes de recrutement, de gérer les évaluations de performance, etc.
👤 Le portail dédié au service RH
Les fonctionnalités offertes par ce portail peuvent inclure la gestion du recrutement et des candidatures, des contrats de travail, des avantages sociaux, des formations ou des évaluations de performance, etc. Un logiciel avec un tableau de bord RH facilite la gestion de l’ensemble des processus RH de l’entreprise.
Pourquoi utiliser un outil de pilotage RH ?
Centraliser et fluidifier le partage de données
Toutes les informations sont stockées au même endroit. L’automatisation réduit le risque d’erreur. Le logiciel SIRH est une excellente alternative aux tableaux Excel et aux fichiers partagés. Le partage de données est plus fluide et plus sécurisé. Le portail RH offre une vision complète.
Simplifier la gestion opérationnelle
Un outil SIRH automatise un grand nombre d’opérations répétitives. Il est possible de générer automatiquement des plannings, des bulletins de paie et bien d’autres choses. Cela permet d’éviter les erreurs et les oublis.
Gagner en efficacité
Un portail RH est surtout une solution pour se dégager des tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée. Il aide également à piloter le service RH grâce au suivi analytique des données RH et d’indicateurs de performance. Vous prenez ainsi des décisions de façon pertinente et gagnez en efficacité dans l’ensemble de vos actions.
5 critères clés pour choisir votre portail RH
Répondre à vos besoins
Le portail RH doit s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise, notamment au regard de sa taille, de son secteur d’activité, de ses enjeux et de ses problématiques. Les fonctionnalités dont a besoin une start-up ne sont pas les mêmes qu’un grand groupe.
Un logiciel évolutif, modulable et compatible
Les besoins d’une entreprise vont évoluer avec son développement. La solution doit pouvoir s’adapter à ses perspectives de croissance et son expansion éventuelle à l’international. L’idéal est souvent d’opter pour une solution modulable et personnalisable, qui est compatible avec vos différents outils et systèmes d’information.
Une interface intuitive et ergonomique
Afin de favoriser l’adoption du nouvel outil par l’ensemble des collaborateurs, préférez une solution simple, intuitive et agréable d’utilisation. L’expérience utilisateur doit être fluide pour gagner rapidement en efficacité.
Assurer la confidentialité et la sécurité des données
Votre nouvel outil doit absolument respecter le RGPD. Dans le cadre d’une solution SaaS, l’éditeur hébergeant vos données doit vous assurer de leur fiabilité et de la confidentialité des données internes et externes.
Un modèle tarifaire qui correspond à vos besoins
Les portails RH en mode SaaS fonctionnent souvent par abonnement mensuel ou annuel. Certains proposent des modulations tarifaires selon les fonctionnalités dont vous avez besoin. C’est une bonne solution pour ajuster votre budget à vos besoins !
