Le coût d’un logiciel RH est un élément de budget primordial pour une entreprise. Mais il est parfois compliqué à définir précisément, en raison des potentiels coûts cachés, entre autres. Et en fonction du nombre d’utilisateurs, de la capacité de stockage (si logiciel RH cloud ou en mode SaaS), des services désirés (le prix d’un SIRH, par exemple, peut s’avérer très élevé). Il est donc primordial de bien comprendre le véritable tarif d’un logiciel RH, ce qu’il inclue ou pas.
Un coût qui varie en fonction des fonctionnalités souhaitées (SIRH ou logiciel RH)
Il existe plusieurs sortes de logiciels RH, qui sont déclinables en fonction des besoins des entreprises. Il est possible de choisir un logiciel RH centré sur une fonctionnalité spécifique (la paie ou les congés payés par exemple) ou un logiciel plus complet, qui réunit plusieurs fonctionnalités : un SIRH. Le budget ne sera pas le même si l’on souhaite un logiciel RH spécifique ou un SIRH “complet”. Il est donc important de bien définir ses besoins avant de chercher à estimer un potentiel coût.
Un logiciel RH peut également être sous licence (on on-premise, c’est à dire qu’on l’achète et qu’on l’installe sur les serveurs et ordinateurs de l’entreprise), cela peut être un logiciel RH open source (dont le code source est entièrement modifiable) ou un logiciel RH cloud / en mode Saas (accessible en ligne, avec des accès payants ou pas).
Les logiciels RH spécialisés : quelles fonctionnalités ?
Face à la forte digitalisation des entreprises, les services RH se tournent massivement vers les solutions numériques pour gérer leur quotidien et gagner ainsi en temps, en argent et en disponibilité pour les salariés. Pour cela, les services RH font appel à divers logiciels rh qui peuvent n’être spécialisés qu’autour d’une seule fonctionnalité, à savoir :
- la gestion de de la paie et l’établissement des bulletins de salaire
- le calcul et la déclaration des charges sociales
- la gestion du temps de travail, des congés payés, des absences, du télétravail
- la gestion des notes de frais
- la gestion des contrats de travail
- le recrutement
- Les entretiens d’évaluation et l’évolution des carrières
- la mise en œuvre des bilans de compétences
- la réalisation de plans de formation
Le sirh : une solution complète
Contrairement aux logiciels rh spécialisés, le sirh (Système d’Information des Ressources Humaines) va proposer une plateforme de Gestion des Ressources Humaines) qui permet de faire fonctionner différents outils RH, en faisant interagir différents logiciels entre eux, sur une interface unique.
Souvent modulables en fonction des besoins de l’entreprises, les logiciels sirh peuvent gérer sur une même interface les congés et absences, la paie, les notes de frais, les temps de travail, rapports d’activités, les plannings, les réservations (salles, véhicules, hébergement…), les formations, les entretiens d’embauche, les offres de recrutement, les entrées et les départs, les actions du CSE et du comité d’entreprise, les entretiens d’évaluation…
Le prix moyen d’un logiciel RH
Le coût d’un logiciel RH va donc dépendre de divers facteurs : logiciel RH “simple” ou SIRH, fonctionnalités désirées, “mode” désiré (sass ou on-premise)… Nous allons ici évaluer le prix moyen d’un logiciel “complet” sous forme de SIRH.
Le prix d’un SIRH en mode Saas
C’est l’un des produits les plus utilisés en entreprise pour sa facilité d’accès, sa centralisation des données et son automatisation collaborative des tâches.
Le coût d’un sirh en mode Saas va alors fluctuer en fonction de la durée d’engagement de l’abonnement, du nombre de collaborateurs qui ont y avoir accès, du nombre de modules désirés et de la capacité de stockage des données nécessaires. En général, ces facteurs peuvent être modifiés dans le temps auprès du prestataire, en fonction de l’évolution de l’entreprise.
Exemple de prix d'un SIRH en mode Saas
- 6€ /mois et par utilisateur pour une 15aine de fonctionnalités et un stockage documentaire illimité (avec engagement annuel)
- 7,5 €/mois et par utilisateur pour une 12aine de fonctionnalités (avec engagement annuel)
- 49,99€/mois et par utilisateur (pour une entreprise de moins de 10 salariés) pour une 30aine de fonctionnalités.
Le budget pour un SIRH en licence
Un SIRH en licence va s’avérer plus coûteux du fait des frais d’installation, entre autres. On compte en moyenne autour de 25 000 € (pour une société de plus de 1000 salariés) et peut aller jusqu’à 40 000 € HT (pour une entreprise de moins de 500 salariés). Puis le prix de fonctionnement du logiciel va varier entre entre 1 € et 3 € HT par employé mensuellement.
Prix d’un logiciel rh et frais cachés
Les frais cachés peuvent augmenter considérablement le coût d’un logiciel RH. Il est donc très important de bien lire les contrats liés à vos logiciels RH pour identifier des frais cachés qui pourraient engendrer un dépassement du budget prévu. Parmi les frais cachés à prendre en compte dans son budget, quand on choisit un logiciel RH, il peut y avoir :
- des frais d’installations (uniquement pour un logiciel sous licence, pas dans la cadre d’un logiciel rh cloud ou Saas)
- des frais de maintenance
- des conditions de résiliation
- des frais de transfert de données
- des frais de dépassement de coûts de stockage
- des frais de service client
- des conditions d’augmentation tarifaire
- des frais pour des utilisateurs inactifs
Et le ROI du SIRH dans tout ça ?
Il n’est pas toujours simple de calculer son retour sur investissement concernant l’acquisition d’un SIRH. Certes, cela permet un gain de temps grâce à l’automatisation des tâches mais comment évaluer le gain financier ? Une étude de The Hackett Group estimait que “la mise en place de technologies digitales (dont les logiciels rh) s’accompagne d’une baisse des coûts des process RH de l’ordre de 24%.”
Pour exemple, si l’on souhaite gagner du temps (et donc de l’argent) sur l’administratif RH au quotidien, la paie, l’onboarding, la gestion des congés et absences, les temps de travail, les notes de frais et le suivi de l’évolution des collaborateurs (entretiens, demandes de formation…), l’on peut imaginer des économies allant jusqu’à :
- 10 000 € / an pour une entreprise de 50 salariés (qui embaucherait 5 personnes sur l’année)
- 20 000 € / an pour une entreprise de 100 salariés (qui embaucherait 10 personnes sur l’année)
- 50 000 € / an pour entreprise de 1000 salariés (qui embaucherait 30 personnes sur l’année)
Pourquoi un SIRH est un bon investissement pour votre entreprise ?
Plus votre entreprise grandit, plus le nombre de tâches administratives et casse-pieds augmente. Pourquoi ne pas les automatiser pour vous concentrer sur des tâches stratégiques ? On vous détaille l’intérêt et le ROI d’un SIRH dans notre guide.
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