La gestion des notes de frais peut être une tâche fastidieuse pour les entreprises et leurs employés. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions qui permettent de simplifier ce processus et de réduire les coûts administratifs. Zoom sur notre sélection des 10 meilleures applications de notes de frais.
Logiciel de note de frais : le guide pour bien le choisir
Un logiciel de notes de frais est un outil qui permet aux employés de saisir, de gérer et de soumettre leurs frais professionnels de manière électronique. Ce type de logiciel automatise le processus de remboursement des dépenses et permet aux entreprises de suivre les dépenses de leurs employés plus facilement.
Le marché des logiciels de notes de frais est en pleine croissance, avec de nombreux acteurs proposant des solutions adaptées aux besoins des entreprises de toutes tailles. Il est stimulé par la numérisation croissante des processus d’entreprise, ainsi que par la nécessité en visibilité et contrôle sur les dépenses qui est de plus en plus sollicitée par les structures.
Quelles sont les différentes solutions pour gérer les notes de frais ?
Lorsque l’on pense aux logiciels de gestion de notes de frais, on peut avoir tendance à croire qu’ils sont payants et trop chers, et pas forcément faciles à prendre en main. Néanmoins, il existe des solutions qui offrent une période d’essai et d’autres qui sont même gratuites. De même, pour répondre au mieux aux besoins des entreprises, certaines sont disponibles via une application sur téléphone ou encore en ligne.
Si les plus petites structures privilégient la gestion sur Excel, ce n’est pas toujours évident pour les plus grandes sociétés. Les logiciels suivants sont idéaux pour vous permettre de gérer simplement les notes de frais.
Cleemy
Cleemy est une application mobile de gestion de notes de frais pour les entreprises. Disponible à portée de main sur tous les smartphones, elle complète automatiquement le site internet où sont déclarées vos dépenses professionnelles.
Les principales fonctionnalités de Cleemy
- Saisie automatique des justificatifs via une photo ou un scan.
- Détection des anomalies et irrégularités sur les dépenses des collaborateurs.
- Digitalisation de la paie et de la comptabilité.
Regate
Regate est une plateforme de gestion de notes de frais française dédiée aux TPE et PME. Elle permet la digitalisation des formalités financières et comptables pour les entreprises.
Les principales fonctionnalités de Regate
- Automatisation du traitement des notes de frais.
- Suivi du budget et gestion des dépenses.
- Génération de cartes bancaires virtuelles et physiques pour les employés.
ONexpense
Cette troisième application de gestion de notes de frais est une solution simple et ergonomique. ONexpense correspond aux besoins des entreprises et de ses salariés, des startups aux PME.
Les principales fonctionnalités de ONexpense
- Suivi en temps réel des dépenses et classement par catégories.
- Intégration avec les logiciels de comptabilité.
- Archivage et exportation.
iZyFrais
iZyFrais est un outil en ligne fonctionnant avec une application mobile, iZyScan. Cette dernière sert à scanner les notes de frais qui seront analysées, approuvées et directement archivées en ligne.
Les principales fonctionnalités de iZyFrais
- Envoi des notes de frais via une application mobile.
- Gestion des frais kilométriques.
- Paramétrage et personnalisation du profil de l’utilisateur.
iPaidThat
Conçu en région parisienne il y a quelques années, iPaidThat est destiné aux petites et moyennes entreprises. C’est l’un des outils de gestion de notes de frais les plus complets du marché.
Les principales fonctionnalités de iPaidThat
- Collecte et saisie automatique des notes de frais.
- Digitalisation des devis et de la facturation.
- Règlement des factures à partir de la plateforme grâce au système de paiement.
Evoliz
Avis aux TPE et PME, Evoliz est un logiciel de gestion et de facturation français. Ses certifications NF203 et NF525 font de lui une plateforme sécurisée et garantissent un système anti-fraude complet.
Les principales fonctionnalités de Evoliz
- Connexion aux comptes bancaires de l’entreprise et aperçu des activités en temps réel.
- Établissement de rapports prévisionnels de gestion.
- Rapport des dépenses de l’entreprise.
Jenji
Simple d’utilisation, Jenji est également une solution complète pour les entreprises de toute taille et leurs équipes. Elle est disponible sur téléphone et tablette et se compose de plusieurs solutions : Jenji Pay, Jenji Vault, Jenji Studio, Jenji Connect et Jenji Advisor Suite pour une gestion parfaite des notes de frais et des dépenses.
Les principales fonctionnalités de Jenji
- Simplification et optimisation des paiements.
- Gestion des équipes et de leurs dépenses en temps réel.
- Enregistrement automatique des dépenses dans l’application à partir de photos.
Expensify
Créé en 2008, l’outil américain Expensify est un logiciel de notes de frais et frais de déplacements. Il est particulièrement utilisé dans les professions du commerce, de l’administratif ou de la comptabilité. Expensify est disponible en ligne, ainsi que sur mobile et tablette via l’application.
Les principales fonctionnalités de Expensify
- Importation de cartes de crédit.
- Gestion des frais de déplacements, frais kilométriques et frais de gestion.
- Établissement de rapports de dépenses simplifiés.
Spendesk
Spendesk est la solution de notes de frais conçue pour répondre aux besoins des PME. Elle a été pensée pour faciliter la vie des gestionnaires d’entreprise et faire gagner du temps aux collaborateurs.
Les principales fonctionnalités de Spendesk
- Digitalisation de tous les processus de gestion des notes de frais pour les travailleurs.
- Automatisation des tâches pré-comptables avant l’exportation des données.
- Vérification et remboursement des frais rapide et fiable.
N2F
Avec ses nombreuses fonctionnalités innovantes, N2F est la solution qui garantit une gestion des dépenses et notes de frais complètement dématérialisée. Une photo suffit pour analyser, enregistrer et archiver les notes de frais.
Les principales fonctionnalités de N2F
- Scan des notes de frais simplifié, à partir de téléphones portables.
- Export vers un logiciel comptable.
- Reporting.
Quelles sont les fonctionnalités attendues d’un logiciel de notes de frais ?
Le logiciel de notes de frais doit permettre aux employés de saisir facilement leurs dépenses professionnelles, aux responsables d’entreprises de valider et de gérer ces dépenses, et aux comptables de générer des rapports de dépenses précis et complets. Pour y parvenir, quatre fonctionnalités doivent être présentes :
- La collecte des données : le logiciel doit permettre aux employés de soumettre facilement leurs notes de frais, que ce soit via une application mobile, un site web ou toute autre plateforme.
- La vérification et validation : il doit pouvoir vérifier automatiquement les données saisies par l’employé, puis les valider ou les rejeter en fonction de la politique de l’entreprise.
- La gestion des dépenses : le logiciel doit aussi permettre aux responsables financiers de gérer les dépenses, de les catégoriser et de les suivre en temps réel pour une meilleure visibilité et un meilleur contrôle.
- La vérification de la conformité réglementaire : enfin, il doit garantir que toutes les dépenses sont conformes aux règles fiscales et légales en vigueur, notamment en matière de TVA et de justificatifs.
Le logiciel de notes de frais est un outil stratégique qui doit avant tout bien s’adapter aux besoins de l’entreprise. Son utilisation ne peut qu’être bénéfique pour l’organisation des entreprises grâce au gain de temps et à la réduction des coûts qu’il engendre.
