Comment se procurer la bonne aide au choix de son logiciel RH ? Il est ici primordial de ne pas se tromper tant le budget peut être important et engageant. Afin de faire le tri dans les meilleurs logiciels RH, suivez ces quelques astuces, qui vous permettront de mettre toutes les chances de votre côté pour trouver “votre” bon SIRH.
Faites le point sur vos besoins en équipements SIRH
Un bon logiciel c’est surtout un logiciel qui répond parfaitement à vos besoins (on ne cessera de le dire). Les besoins spécifiques de votre entreprise, de vos salariés, de vos services de ressources humaines. Il existe sur le marché des logiciels RH plus de 1000 solutions différentes. Pour vous aider à identifier vos besoins, vous pouvez, par exemple, faire appel à un comparateur de logiciels RH en ligne.
Mais pour vous aider à définir vos premiers besoins en équipements RH, voici les questions que vous pouvez commencer à vous poser :
- Quelles sont les solutions RH déjà en place ?
- Sur quels outils avez-vous besoin de gagner du temps ?
- Quels outils de suivi vous manquent pour créer des rapports efficaces ?
- De quels outils RH les salariés semblent avoir le plus besoin ?
- Quels sont les besoins RH que vous souhaitez développer mais sans en avoir jamais eu le temps ?
Aide au choix de votre logiciel de GRH : définir les domaines obligatoires et facultatifs
Choisir un SIRH parmi les meilleurs logiciels RH, c’est choisir des “modules” de ressources humaines qui correspondent à vos besoins spécifiques. Vous allez donc pouvoir choisir les domaines qui vous sont totalement nécessaires et qui doivent faire partie de votre SIRH et ceux, plus secondaires, qui peuvent “attendre”.
Afin de vous aider à choisir, voici les modules qui sont, en général, disponibles au sein d’un logiciel SIRH :
- La gestion de la paie
- la gestion du dossier salarié
- La gestion des notes de frais
- La gestion du temps de travail et des activités (GTA)
- La gestion des congés et des absences
- La gestion des formations
- La gestion des entretiens
- La gestion des recrutements
- La gestion des compétences
- La gestion des plannings horaires et collaboratifs
- La gestion de la communication interne (dont informations CSE)
- La gestion de la QVT et du bien-être au travail
Les critères pour choisir son logiciel RH
Après avoir commencé à réfléchir aux modules qui vous sont indispensables pour le choix de votre SIRH, il convient de se poser des questions un peu “techniques” : comment trouver un logiciel facile d’utilisation, possédant une connexion avec le système de paie et “à la carte”.
Aide au choix de votre SIRH : un outil ergonomique et facilement utilisable
L’un des avantages principaux d’un SIRH est de permettre de gagner en temps et en productivité. Pour cela, il convient de choisir un outil qui vous paraît le plus facile d’accès et d’utilisation, à la fois ergonomique et aisément praticable pour tous.
Choisissez donc un logiciel RH qui vous permet facilement de regrouper les tâches et de les simplifier, qui offre une parfaite accessibilité (un logiciel RH Saas ou en mode cloud est accessible de n’importe où, 24h/24, par exemple) et qui centralise toutes vos données RH facilement (vous ne devez pas perdre du temps à retrouver vos dossiers).
Une connexion simple avec votre système de paie
Votre SIRH doit simplifier les tâches des services de ressources humaines et surtout pas les complexifier. Pour cela, il est donc indispensable que votre nouveau/futur logiciel RH soit entièrement compatible avec les outils actuels, que vous allez conserver. L’interopérabilité avec votre système de paie, par exemple, est souvent une condition sinéquanone. En général, un SIRH s’interface avec les autres principaux logiciels du marché. N’hésitez pas à demander à votre opérateur de vous expliquer clairement comment opérer cette simple connexion.
Aide au choix de votre SIRH à la carte
Comme vu plus haut, un SIRH se compose de divers modules (paie, GTA, QVT, notes de frais…). Vous allez ainsi en fonction de vos besoins primaires et secondaires, définir quels modules choisir : vous aurez, par exemple, la possibilité d’avoir un module de gestion des congés avec un module de gestion du temps de présence… Ou de rajouter, selon l’évolution de vos besoins, un module de gestion des formations.
Les critères pour sélectionner un bon éditeur de logiciel RH
Demandez l’avis de vos pairs
Les retours d’expérience opérationnels de pairs restent des outils très efficaces pour l’aide au choix d’un logiciel RH. En effet, les avis d’autres membres de services RH peuvent vous permettre de vous faire une idée plus concrète de tel ou tel SIRH, de ses atouts mais aussi de ses petits défauts. Les recommandations par des tierces que vous connaissez et en qui vous pouvez avoir confiance sont alors toujours les bienvenues.
Consultez les avis en ligne
Si vous ne connaissez aucun “collègue” qui aurait essayé le logiciel RH de votre choix, n’hésitez pas à vous tourner vers les plateformes d’avis. Plus objectives (en principe) que les avis déposés sur les sites des éditeurs de logiciels RH, ces plateformes ( comme https://www.comparatif-logiciels.fr/ ou https://fr.trustpilot.com/) vous offrent de lire des témoignages souvent précis, qui s’appuient sur des situations concrètes.
Se renseigner sur le service client
La qualité et la réactivité du support client sont également des critères de choix très importants pour votre logiciel RH. Lors de vos divers échanges avec les équipes commerciales des logiciels RH pré-choisis, n’hésitez pas à vérifier leur temps de réactivité, la précision de leurs conseils, les outils de communication avec le service client et les plages horaires de contact.
Ne pas hésiter à faire une démonstration du logiciel RH
Avec tous ces bons conseils d’aide au choix de votre logiciel RH, vous avez trouvé votre perle rare. Il est désormais nécessaire de faire adopter le SIRH choisi à toute l’entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à faire appel à un formateur spécialisé dans le logiciel RH. L’éditeur de votre SIRH peut vous en proposer, afin de faire une démonstration du logiciel aux différentes équipes.
Vous pouvez inviter certains de vos collaborateurs particulièrement intéressés par les logiciels à faire des tests utilisateurs. Vous pouvez également organiser différentes sessions de formation et de démonstration du logiciel, en présentiel ou en distanciel, avec les différentes équipes de l’entreprise. Poussez à chaque démonstration les salariés à poser toutes les questions nécessaires à la parfaite prise en main de ce nouvel outil.
