Au sein de la grande famille des logiciels RH, une fonctionnalité est primordiale pour les salariés comme pour les gestionnaires de paie et responsables RH : la gestion des congés. Le logiciel RH de congé gère toutes les absences du salarié, les plannings d’équipe et peut aussi faciliter les fiches de paie.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés ?
Un logiciel RH de congé va permettre de gérer toutes les absences des salariés : les congés payés et RTT, les congés sans solde mais aussi des arrêts maladie, les congés individuels de formation et les événements familiaux qui donnent droit à des congés (décès, déménagement…), les jours de chômage partiel…
Qu’il soit payant, en mode SIRH, que ce soit un logiciel RH gratuit ou un logiciel RH en mode cloud, le logiciel RH de gestion des congés permet aux entreprises de bénéficier d’un suivi des mouvements des employés en ce qui concerne les congés. Il offre ainsi de nombreux avantages à un gestionnaire RH ou à un DRH :
- Une transparence des informations : le logiciel RH de congé offre une visibilité complète des informations relatives aux congés et aux absences, ce qui facilite la gestion des demandes et le suivi des congés et des absences.
- Une gestion simplifiée des congés et des absences : les gestionnaires peuvent gérer les absences et les congés de manière plus efficace et plus rapide, en se basant sur des informations précises et à jour.
- Une meilleure planification des effectifs : le logiciel RH offre aux gestionnaires des outils pour planifier les effectifs et les horaires, en fonction des demandes et des absences, et ce de manière plus efficace.
- Une plus grande productivité : les fonctionnalités du logiciel RH de congé permettent aux gestionnaires de réduire le temps consacré à la gestion des congés et des absences, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus productives.
- Une conformité aux réglementations : le logiciel RH de congé permet aux gestionnaires de s’assurer que l’entreprise est en conformité avec les lois et réglementations en vigueur concernant les congés et les absences.
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des congés
Un logiciel RH de congé dispose de différentes fonctionnalités, qui peuvent varier en fonction du logiciel que vous choisissez d’utiliser, du fournisseur, du fait qu’il soit payant ou un logiciel RH gratuit, du fait que ce soit un SIRH, un logiciel RH en mode cloud… Nous allons voir ici quatre fonctionnalités essentielles à un “bon” logiciel RH de congé.
Un compteur de congé en temps réel
Le salarié comme le manager doit savoir combien de jours de congés, de RTT, de congés individuels de formation… il lui reste à prendre. Le logiciel RH de congé dispose d’une interface pour les salariés (sur un site ou même sur un application), leur permettant de suivre leur “compte” de congés.
Les employés peuvent ainsi accéder à leur solde de congé en temps réel et prévoir des estimations pour l’avenir. Les demandes de congé peuvent être effectuées facilement à partir de leur smartphone ou d’un planning en ligne, et le logiciel optimise la répartition en fonction du solde des compteurs. Les managers peuvent valider ou refuser les demandes en un clic.
Avec des contrôles automatiques et des alertes pour faire appliquer au mieux la politique de congé, les règles en matière d’absences et congés sont alors claires pour tous. Le logiciel collecte également, en même temps que les demandes sont faites les justificatifs et alerte les managers en cas d’absence non justifiée.
La possibilité d’exporter simplement les données vers la paie
Si la gestion des congés peut être simplifiée par un logiciel RH, il en va de même pour la gestion de la paie. Avec cet outil, il est facile d’exporter les données de congé directement vers la paie. Cette fonctionnalité permet de gagner en temps et en efficacité, tout en évitant les erreurs manuelles et en automatisant les processus. Les managers peuvent ainsi suivre les demandes de congé et les transférer directement vers la paie sans avoir à saisir manuellement les informations. Cette fonctionnalité est un atout pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur processus de gestion des congés et de gestion de la paie.
L'existence d’un planning des absences pour toute l’équipe
Un logiciel de gestion de congés et d’absences offre souvent une fonctionnalité de planning optimisé pour les équipes. Les collaborateurs et les managers peuvent consulter le planning en ligne, 24h/24 et 7J/7, afin de déterminer les départs en congé de manière cohérente. Cela assure une couverture des permanences sans intervention supplémentaire.
Le logiciel peut également être intégré à des calendriers en ligne, partagés, tels que ceux de Google ou Outlook, permettant aux membres de l’équipe de savoir qui est absent et de mieux organiser les réunions. La liste des absences peut être consultée à l’aide d’outils de messagerie tels que Slack.
Cela facilite grandement l’organisation du travail et permet aux managers d’arbitrer les demandes de congé à venir. Les collaborateurs sont informés des absences via l’espace d’accueil, via des notifications ou directement à travers l’outil de messagerie.
La simplicité d’utilisation et l’ergonomie
Essentielle pour une bonne prise en main par les salariés, l’ergonomie est une fonctionnalité phare d’un logiciel RH de congé. Un logiciel RH de congés et d’absences doit avant tout être simple à utiliser pour les collaborateurs et les managers. Une interface claire et intuitive permet une adoption rapide de l’outil, tandis qu’une ergonomie bien conçue garantit une expérience utilisateur agréable.
La simplicité d’utilisation permet également une meilleure collaboration entre les employés et les managers, ainsi qu’une gestion plus efficace des congés et des absences. Enfin, elle réduit les erreurs et les conflits, améliorant ainsi la productivité et la satisfaction des employés.
Les meilleurs logiciels de gestion des congés du marché
| Logiciel | Avantages | Public visé | Fonctionnalités |
| Timmi Absences de Lucca | 1. Interface simple et intuitive. 2. Tarification flexible en fonction du nombre d’utilisateurs. 3. Support client de qualité. | TPE, PME, ETI | Support, Gestion des collaborateurs, Sécurité et confidentialité, Paie, Analytique |
| Eurécia | 1. Intégration transparente avec les systèmes existants. 2. Personalisation en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. 3. Suivi en temps réel des congés et absences. | TPE, PME, ETI, Grands comptes | Support, Gestion des collaborateurs, Sécurité et confidentialité, Paie, Analytique, Collaboration |
| KiwiHR | 1. Logiciel simple d’utilisation et accessible à tous. 2. Fonctionnalités avancées telles que la gestion de la paie en ligne. 3. Possibilité de générer des rapports détaillés. | TPE, PME, ETI | Support, Gestion des collaborateurs, Sécurité et confidentialité, Paie, Analytique, Collaboration |
Légende : N’hésitez pas à vérifier les informations auprès des fournisseurs de logiciels concernés pour obtenir des informations les plus précises et actualisées.
Timmi Absences de Lucca
Le logiciel rh de gestion de congé et d’absence de Lucca est très facile d’utilisation et est accessible depuis son smartphone, une tablette, un ordinateur… Le manager est notifié par email de toute demande de congé d’un collaborateur. Le décompte en temps réel de tous les types de congés / absences est d’une grande utilité. Ce logiciel rh trés complet peut se mettre en lien direct avec tout logiciel de gestion de paie. Et son planning de congé est également compatible avec les autres agendas partagés (Google, Outlook…). Enfin, Timmi Absences permet entre autres de générer des tableaux de bord de suivi (récupération des justificatifs, absences à justifier, soldes débiteurs anormaux), de gérer les arrêts de travail avec la DSN ou le décompte des tickets restaurant.
Eurécia
Ici, les salariés peuvent signaler leur absence directement à l’employeur via l’outil, ainsi que consulter en temps réel le solde de leurs congés. Le manager peut quant à lui facilement valider ou refuser les demandes de congé, visualiser le planning de son équipe et suivre le taux d’absentéisme de ses employés. Eurécia est disponible en deux formules adaptées aux besoins des entreprises de petite et grande taille. La solution offre des workflows de validation collaboratifs, une gestion complète de tous les types d’absences et est certifiée RGPD.
KiwiHR
KiwiHR est un logiciel en mode SaaS qui permet la gestion efficace des congés de tous les employés, de la demande jusqu’à l’exportation des données d’absence. Avec des fonctionnalités telles que la prise en charge de tout type d’absence, la demande et la validation en un clic, le système de notifications par e-mail, le respect des règles propres et des jours fériés, le calcul automatique des soldes, un planning partagé par tous les employés, une vue quotidienne sur les absences et l’exportation du nombre de congés pris, KiwiHR permet de simplifier la gestion des congés et des absences.
Kammi
Kammi est un logiciel personnalisable de gestion des congés et absences. Il s’adapte aux besoins de l’entreprise et respecte les exigences de la convention collective. Il simplifie la demande de congé pour les employés et facilite la validation rapide par les managers. Kammi permet aux employés de visualiser le solde de leurs congés et aux managers de suivre les absences de leur équipe en temps réel. Cette solution intuitive améliore la communication autour de la gestion des congés et automatise le processus en reliant le logiciel Kammi à un logiciel de paie.
Factorial RH
Factorial est un des logiciels de gestion des congés les plus populaires pour les TPE et PME. Il est facile à utiliser et permet aux collaborateurs de gagner du temps. Les tâches sont automatisées, permettant aux employés de faire directement leur demande de congé via le logiciel. Avec un tableau de bord, les managers peuvent suivre en temps réel le planning du personnel. Les politiques de congés peuvent être personnalisées et les demandes approuvées ou refusées en un seul clic. Les employés peuvent également gérer leurs congés et visualiser leur solde restant sur la plateforme.
Peut-on gérer les congés de ses salariés gratuitement ?
Il existe de nombreux logiciels RH gratuits ou open source. Mais quels sont leurs avantages et leurs limites, au regard des logiciels rh de congé précédemment cités ?
Le cas des logiciels de gestion des congés gratuits
Posséder une plateforme RH gratuite peut être une alternative pour les entreprises qui ne peuvent pas investir dans un logiciel de gestion de congés haut de gamme. Cela améliore la gestion des effectifs et offre un suivi simple des congés des employés. Les entreprises ne peuvent pas se permettre d’avoir leurs meilleurs éléments absents pendant une période clé, ce qui peut être régulé grâce à un logiciel.
Cependant, un logiciel RH de congé gratuit va souvent être limité en termes de nombre d’utilisateurs ou de quantité de données à traiter. S’il peut offrir une solution basique pour la gestion des absences, il peut manquer de fonctionnalités avancées telles que la gestion des heures supplémentaires, l’intégration de la paie, la planification des ressources et le suivi des évaluations de performance.
Un logiciel SIRH complet ou un logiciel RH congé payant peut offrir une solution plus complète pour les entreprises souhaitant améliorer la gestion de leurs ressources humaines.
Une gestion des congés et des absences avec Excel
L’utilisation d’un tableau Excel pour gérer les congés et les absences des employés peut sembler une solution simple pour les petites entreprises (TPE). Pour procéder, il est important de créer un tableau clair et bien organisé en incluant les noms des employés, les dates de congés demandées et les dates approuvées ou refusées.
Cependant, utiliser un tableau excel pour gérer les congés peut rapidement devenir complexe à mesure que l’entreprise grandit et que le nombre d’employés augmente.
Les limites de cette solution sont multiples : difficulté à suivre les demandes en temps réel, la gestion des conflits de congés et difficulté à générer des rapports précis sur les absences des employés. Un logiciel RH de gestion des congés peut offrir une solution plus efficace en automatisant le processus de demande de congé et en fournissant des outils de suivi en temps réel.
